Privacy beleid
Algemeen Beleid Persoonsgegevens
(Leden-donateurs-vrijwilligers en medewerkers)De stichting R.K. Muziekcorps St. Cecilia te Voorhout, verder te noemen St. Cecilia, hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, donateurs, vrijwilligers en medewerkers. Dit beleidsstuk geeft het bestuur, de leden, donateurs, vrijwilligers, medewerkers en extern geïnteresseerden, een heldere en transparante uitleg over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Dit document is voor eenieder opvraagbaar en in te zien.
Hierbij is van belang te onderschrijven dat de personen die als “leden” van St. Cecilia worden benoemd in dit document, in feite donateur van de stichting zijn. Zij zijn spelend lid (muzikant) van St. Cecilia maar door de gekozen rechtsvorm, donateur.
Daarnaast heeft de stichting donateurs, die de stichting jaarlijks een bedrag schenken. Zij zijn geen spelend lid, maar dragen de stichting een warm hart toe en steunen de stichting op deze manier financieel. Tenslotte heeft de stichting vrijwilligers, die geen donatie doen aan de stichting en onbetaalde diensten verrichten ten behoeve van de stichting.
St. Cecilia gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. St. Cecilia houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (2018). De volgende regels worden hierbij in acht genomen:
- Persoonsgegevens verwerken wij in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in het volgende hoofdstuk van dit document;
- Verwerking van de persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt. Uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene wordt gevraagd als wij deze toestemming nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens;
- Er worden technische en organisatorische maatregelen genomen ter beveiliging van de persoonsgegevens;
- Geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, anders dan volgens voorschriften of een rechterlijk bevel;
- De rechten omtrent persoonsgegevens worden gerespecteerd en in voorkomende gevallen zullen wij in de communicatie daarop wijzen;
- Alle personen die toegang hebben tot persoonsgegevens bij S. Cecilia (benoemd in het derde hoofdstuk van dit document), worden gewezen op geheimhouding van deze gegevens en het verplichte en enkele gebruik van de gezamenlijke database (Conscribo).
St. Cecilia is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Indien er na het doornemen van dit document vragen zijn of u in dit verband contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens.
Verwerking van persoonsgegevens
St Cecilia is, rechtens artikel 6.1 AVG, gerechtigd om de persoonsgegevens van de leden, donateurs en medewerkers (docenten/dirigenten die als ZZP-er of freelancer activiteiten verrichten voor de stichting) te verwerken. St. Cecilia neemt hierbij de volgende criteria in acht:Algemeen
Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:St. RK Muziekcorps St. Cecilia Voorhout,
p/a Boekhorstlaan 29, 2215 AX Voorhout,
KvK nummer 41166076
De functionaris ledenadministratie:
Bereikbaar via secretaris@stceciliavoorhout.nl
De functionaris donateursadministratie:
Bereikbaar via donateurs@stceciliavoorhout.nl
De persoonsgegevens van leden, donateurs en ingehuurd personeel worden als volgt verwerkt:
voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht;
adresgegevens eventueel postadres;
telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), bankrekeningnummer(s);
Doel
St Cecilia verwerkt deze gegevens voor de volgende doeleinden (leden, donateurs en ingehuurd personeel):
- Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over het lidmaatschap – donateurschap en de eventuele opzegging daarvan, aan- en afmelden ten behoeve van certificeringen/examinering van derden instanties, voor de verstrekking van door betrokkene aangevraagde informatie of het afhandelen van de verkregen informatie;
- Naam, adresgegevens en telefoonnummer wordt gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van St. Cecilia;
- Naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt voor het factureren en/of incasseren van het lidmaatschapsgeld, lesgeld, donateursbijdrage, en afgenomen diensten zoals het werkweekend;
- Naam en telefoonnummer wordt tot uiterlijk zeven jaar na afloop van de overeenkomst gebruikt voor evaluaties en informatievoorziening over de ontwikkelingen van St. Cecilia.
- St. Cecilia gebruikt namen en e-mailadressen om haar e-mail nieuwsbrief met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie over het lidmaatschap/ donateurschap van St. Cecilia.
Beveiliging
De persoonsgegevens van de leden, donateurs, vrijwilligers en ingehuurd personeel worden bewaard in Conscribo (online ledenadministratie pakket). Conscribo verwerkt persoonsgegevens namens clubs/verenigingen in overeenstemming met de AVG en de Nederlandse wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. De afspraken tussen St. Cecilia en Conscribo zijn in een verwerkersovereenkomst vastgelegd. https://www.conscribo.nl/privacy_avg_verwerkersovereenkomst/
Regime op persoonsgegevens
LedenadministratieDe functionaris Ledenadministratie is de enige persoon binnen St. Cecilia die met de verwerking van persoonsgegevens van leden, vrijwilligers en ingehuurd personeel (ZZP) is belast. Hij/zij heeft dezelfde schrijfrechten als het dagelijks bestuur. Deze hebben betrekking op de bestanden met de persoonsgegevens van leden, vrijwilligers, relaties en ingehuurd personeel (ZZP) van St. Cecilia.
Het doel van deze gegevens is reeds eerder in dit document beschreven.
Donateursadministratie
De functionaris Donateursadministratie is de enige persoon binnen St. Cecilia die met de verwerking van persoonsgegevens van donateurs is belast. Hij/zij heeft dezelfde schrijfrechten als het dagelijks bestuur. Deze hebben betrekking op de bestanden met de persoonsgegevens van donateurs van St. Cecilia.
Het doel van deze gegevens is reeds eerder in dit document beschreven.
Dagelijks Bestuur (voorzitter – penningmeester – secretaris)
De persoonsgegevens van alle leden, vrijwilligers, donateurs en ingehuurd personeel (ZZP) van St. Cecilia, zijn in te zien door alle leden van het DB (Dagelijks Bestuur).
Hierbij wordt opgemerkt dat de voorzitter – secretaris – en penningmeester, zo nodig gerechtigd zijn de taken van de functionarissen ledenadministratie en donateursadministratie op zich te nemen.
De penningmeester neemt een bijzondere plaats in, in het gebruik van persoonsgegevens, deze taken worden hieronder uitgebreid beschreven.
De secretaris maakt met name gebruik van persoonsgegevens ten behoeve van de communicatie. Tevens versterkt hij gegevens aan derden ten behoeve van examinering, certificering en huldiging.
Dagelijks Bestuur (afgevaardigde Harmoniecommissie - Drumfanfarecommissie – Leerlingencommissie)
De persoonsgegevens (uitgezonderd financiële gegevens) van alle leden, vrijwilligers en ingehuurd personeel (ZZP) van St. Cecilia, zijn in te zien door alle leden van het DB (Dagelijks Bestuur).
Deze gegevens worden gebruikt voor de wederzijdse communicatie met de leden en ingehuurd personeel.
Penningmeester:
Alle persoonsgegevens die St. Cecilia beheert zijn in te zien door de penningmeester, om navolgende redenen:
- Voor het maken van het contributiebestand van de leden haalt de penningmeester de gegevens uit het meest recente ledenbestand welke elk kwartaal door de functionaris ledenadministratie in Conscribo up-to-date wordt gehouden. Hierin staan de recente wijzigingen (toevoegingen, veranderingen, en uitschrijvingen, met data van ingang) van de leden vermeld, welke noodzakelijk zijn voor het berekenen van de hoogte van de contributie. Gegevens die gebruikt worden voor het contributiebestand zijn naam, contactgegevens, geboortedatum, datum start lidmaatschap, type lidmaatschap (zoals leerling, AMV, erelid, drumfanfare, harmonie, leerlingenorkest).
- In de zakelijke internetbankier-omgeving van de Rabobank voert de penningmeester de gegevens in van de machtigingen voor de automatische betalingen. Elk spelend lid dat een incassoformulier heeft ingevuld (originele papieren worden bewaard in de boekhouding) heeft hierbij zijn Naam, contactgegevens en Rekeningnummer afgegeven t.b.v. een incasso. Deze gegevens worden overgenomen in de zakelijke internetbankier-omgeving.
- In de zakelijke internetbank-omgeving zijn gegevens beveiligd. De Rabobank heeft zijn eigen verplichting mbt AVG en verwerkersovereenkomst. Bankieren met de Rabobank wordt momenteel via internetbankieren uitgevoerd door de penningmeester; toegang hiervoor is beveiligd via pasnummer en pincode welke in bezit zijn van de penningmeester.
- Voor de medewerkers zijn contracten opgesteld, waarin voor de communicatie en facturering gegevens zijn opgenomen.
- De donateursadministratie wordt in Conscribo bijgehouden door de donateurscommissie. De penningmeester heeft op verzoek ook toegang tot de meest recente lijst en gebruikt hieruit de noodzakelijke gegevens om de machtiging tot automatische incasso tot uitvoer te kunnen brengen (IBAN, naam, voorletters) in de zakelijke internetbankier-omgeving.
- Voor de financiële administratie wordt gebruik gemaakt van een Excel bestand, welke op de computer van de penningmeester staat (wachtwoord beveiligd) In de toekomst kan gebruikt worden gemaakt van de financiële administratiepakket bij Conscribo. Dan wordt het systeem gekoppeld aan de ledenadministratie.
Ten behoeve van de communicatie met hun eigen leerlingen hebben docenten (ZZP-ers), de beschikking over de persoonsgegevens van hun eigen leerlingen.
Delen van persoonsgegevens
De vereniging deelt geen persoonsgegevens met derden zonder goedkeuring van de persoon zelf. Om de sociale binding binnen te vereniging te versterken bestaat er de mogelijkheid om persoonsgegevens beschikbaar intern te stellen na goedkeuring van het betreffende lid. Ditzelfde geldt voor de publicatie van foto’s ten behoeve van o.a. promotie van de vereniging, nieuwsberichten en online (media) berichten. Dit geldt voor foto’s waarop individuen identificeerbaar zijn.Deze toestemming wordt gevraagd in het aanmeldingsformulier en heeft betrekking op de volgende gegevens:
- Naam
- Adres
- Telefoonnummer
- Email adres
- Foto’s ter publicatie
Informatie leden
LedenpaginaOm leden van actuele informatie te voorzien is er een afgeschermde pagina op de website www.stceciliavoorhout.nl ingericht. Deze pagina is alleen met een wachtwoord bereikbaar. Dit wachtwoord wordt automatisch meegestuurd met de digitale aanmelding. Het wachtwoord wordt jaarlijks aangepast
Ledeninformatie
Om leden van praktische informatie te voorzien is er een handreiking gemaakt waarin alle praktische informatie is opgenomen. Deze ‘ledeninformatie’ bevat alle relevante contactgegevens van bestuur, commissies en docenten. De ‘ledeninformatie’ wordt digitaal en op papier verstrekt aan nieuwe leerlingen en is digitaal op de ledenpagina te vinden.